Sistema pronto ou sob medida: como decidir sem desperdiçar dinheiro

Qual a diferença entre um e outro?

O sistema pronto é feito para muitas empresas ao mesmo tempo. Você assina, configura o que ele permite configurar e começa a usar. Os sistemas de gestão mais conhecidos, chamados de ERP, funcionam assim, e também a maioria dos CRMs, que são os sistemas para acompanhar clientes e vendas.

O sob medida é construído para uma empresa só. Ele segue o processo dela, com as telas, os campos e as regras que ela precisa, e nada além disso. Em vez de pagar uma assinatura por usuário, a empresa paga pelo projeto e depois pela manutenção.

Quando vale ficar com um sistema pronto?

Quando o seu processo é igual ao de quase todo mundo. Emitir nota fiscal, calcular imposto, fazer a folha de pagamento e a contabilidade seguem regras que valem para todas as empresas. Os sistemas prontos já resolvem isso, são atualizados quando a lei muda e custam menos do que construir do zero.

Também vale quando a empresa ainda está descobrindo como quer trabalhar. Um sistema pronto ajuda a organizar o básico e mostra, com o tempo, onde estão as necessidades que ele não atende.

O cuidado é não forçar o sistema a fazer o que ele não foi feito para fazer. Num levantamento da Kearney e da Rimini Street com mais de 60 empresas brasileiras, o excesso de customizações difíceis de manter apareceu entre as principais dores de quem usa ERP, citado por 64% delas.^[1] Customizar é ajustar o sistema pronto com programação própria. Cada ajuste desses precisa ser refeito ou testado de novo a cada atualização, e a conta cresce ano após ano.

Quando vale construir sob medida?

Quando o seu jeito de trabalhar é parte do que faz o cliente escolher você. Se o seu atendimento, a sua forma de vender ou de montar o pedido são diferentes dos concorrentes, encaixar isso num sistema genérico costuma significar abrir mão justamente do que funciona.

Foi o caso da força de vendas que o nosso time construiu na Stone, usada por mais de 3.500 vendedores. O time em campo precisava prospectar, vender e cuidar da carteira no mesmo aplicativo, incluindo renegociação, reativação e retenção. Nenhum sistema de mercado fazia esse ciclo inteiro do jeito que a operação precisava.

Outro sinal é a equipe que já testou dois ou três sistemas prontos e sempre acabou voltando para a planilha. Na maior parte das vezes, o sistema é que não se encaixava na rotina. Falamos mais disso em Da planilha ao sistema.

Dá para misturar os dois?

Dá, e em muitas empresas esse é o caminho mais sensato. O sistema pronto cuida do que é igual para todo mundo, e a parte sob medida cuida do que é só seu. As duas partes trocam dados por integração, sem ninguém digitar a mesma informação duas vezes.

Na AVVA, wellness house em Florianópolis, a casa já tinha um sistema de gestão. Em vez de trocar, o site novo foi ligado a ele: o formulário de agendamento manda o contato direto para o sistema da casa e para uma planilha.

No Inkcloser, o SaaS de gestão e atendimento para tatuadores que construímos, a agenda é sincronizada com o Google Agenda. O tatuador continua usando a agenda que já conhece, e o sistema cuida do orçamento, da marcação das sessões e das conversas.

Quanto custa cada caminho?

O sistema pronto parece mais barato no começo, e muitas vezes é. Mas a conta não para na assinatura. Entram o valor por usuário, que cresce junto com a equipe, a implantação, o treinamento e as customizações, se forem necessárias.

O sob medida tem um custo inicial maior, porque é um projeto de construção, e depois um custo de manutenção. Em troca, a empresa não paga por usuário e não depende das prioridades de outra empresa para ter uma função nova.

Por isso vale comparar pelo custo de alguns anos. Some o que cada caminho custa em três anos, incluindo o tempo que a equipe vai gastar se adaptando, e compare com o ganho que cada um traz para a operação.

Como decidir sem desperdiçar dinheiro?

Antes de olhar qualquer sistema, desenhe como o processo funciona hoje, do primeiro contato do cliente até a entrega. Com o desenho na mão, separe o que é igual ao de qualquer empresa do que é só seu.

Algumas perguntas ajudam nessa hora:

• Esse processo segue regras de lei ou de mercado que valem para todo mundo?
• Se ele mudasse para o jeito padrão de um sistema pronto, o cliente perceberia?
• A equipe já tentou um sistema pronto para isso e voltou para a planilha?
• Quantas pessoas vão usar, e quantas serão daqui a dois anos?
• O que acontece se a empresa que fornece o sistema mudar o preço ou parar de atualizar?

Depois, comece pequeno. Coloque uma etapa no sistema escolhido, pronto ou sob medida, e meça o resultado por algumas semanas antes de seguir para a próxima. Se algo não funcionar, o ajuste fica restrito a essa etapa.