Da planilha ao sistema: sinais de que chegou a hora

A planilha é um problema?

Na maior parte do tempo, não. A planilha é barata, todo mundo sabe usar e resolve muita coisa no começo. Numa pesquisa do Sebrae sobre hábitos financeiros, 30% dos donos de negócio disseram que controlam a empresa em planilha no computador, 25% usam caderno e só 20% usam um aplicativo ou sistema.^[1]

O problema aparece quando a empresa cresce e a planilha continua do mesmo jeito. Ela foi feita para uma pessoa organizar uma coisa, e de repente cinco pessoas estão mexendo nela para controlar vendas, estoque e financeiro ao mesmo tempo.

Quais são os sinais de que ela não dá mais conta?

O primeiro é a dependência de uma pessoa. Só a Fernanda sabe atualizar a planilha de pedidos, e quando ela sai de férias ninguém tem certeza de qual aba vale. Se a informação mais importante da empresa mora na cabeça de alguém, ela está em risco.

O segundo é a digitação repetida. O pedido chega pelo WhatsApp, alguém passa para a planilha, depois outra pessoa digita de novo no sistema da nota fiscal e mais uma vez no controle de estoque. Cada passagem é uma chance de errar um número e uma hora de trabalho que não volta.

O terceiro é a desconfiança. Na reunião de segunda, o financeiro traz um número de faturamento e o comercial traz outro. Metade da conversa vira descobrir qual planilha está certa, em vez de decidir o que fazer.

Também vale prestar atenção quando:

• existem várias versões do mesmo arquivo, com nomes como "pedidos_final_v3_agora_vai";
• fechar o mês leva dias, porque é preciso juntar a planilha de cada pessoa;
• o vendedor na rua liga para o escritório para saber se tem o produto em estoque;
• o cliente pergunta do pedido e ninguém sabe responder na hora.

Um desses sinais sozinho não justifica um sistema. Quando três ou quatro aparecem juntos, a planilha provavelmente já custa mais do que parece.

Por que a planilha erra tanto?

Porque quem preenche é gente, e gente erra. O pesquisador Raymond Panko, da Universidade do Havaí, passou anos estudando erros em planilhas. Nas auditorias mais recentes que ele reuniu, feitas em planilhas reais de empresas, foram encontrados erros em pelo menos 86% dos arquivos analisados.^[2]

Em testes de laboratório, com problemas de resposta conhecida, 51% das planilhas tinham algum erro, mesmo com só 25 a 50 células preenchidas.^[2] Uma fórmula arrastada para a linha errada ou um valor colado por cima de outro são suficientes. E como a planilha não avisa, o erro passa despercebido até alguém tomar uma decisão com ele.

Um sistema não acaba com o erro humano, mas reduz bastante a chance dele. O dado é digitado uma vez, o campo de quantidade só aceita número e o estoque baixa sozinho quando a venda é registrada.

O que muda quando a empresa passa para um sistema?

Muda principalmente o tempo da equipe. Na Badauê, plataforma de inovação cultural, a operação comercial estava espalhada em ferramentas soltas, e cada informação morava num lugar diferente.

Construímos uma plataforma interna que reúne os contatos, as campanhas de e-mail, o funil de vendas no CRM e os painéis num lugar só. O time abre uma tela e vê em que etapa está cada negociação, sem precisar perguntar para ninguém.

Outra mudança é que cada pessoa passa a ver o que precisa. O vendedor vê a carteira dele, o financeiro vê o que entrou e o que está atrasado, o dono vê o resumo do mês. Ninguém precisa abrir um arquivo gigante e procurar a própria aba.

Sistema pronto ou sob medida?

Depende do quanto o seu processo é parecido com o de todo mundo. Para emitir nota fiscal ou fazer a contabilidade, um sistema pronto costuma resolver bem, e não faz sentido construir do zero.

O sob medida faz sentido quando o seu jeito de trabalhar é parte do que diferencia a empresa, ou quando você já tentou dois ou três sistemas prontos e a equipe acabou voltando para a planilha porque eles não se encaixavam na rotina. Em muitos casos a resposta é uma mistura: um sistema pronto para o básico e uma parte feita para o seu processo, conversando entre si.

Como fazer a troca sem parar a empresa?

Comece por uma etapa só. Escolha a que mais dá trabalho ou a que mais gera erro, que quase sempre é o pedido ou o estoque. Antes de qualquer tecnologia, desenhe como esse processo funciona hoje, do primeiro contato do cliente até a entrega.

Depois, coloque essa etapa no sistema e deixe o resto como está por algumas semanas. A equipe se acostuma, aparecem os ajustes e você vê o resultado antes de partir para a próxima. Na AVVA, por exemplo, o formulário de agendamento do site manda o contato direto para o sistema de gestão da casa e, ao mesmo tempo, para uma planilha. O sistema entrou sem tirar do time a ferramenta que ele já usava.

Envolva quem vai usar desde o começo. Se o sistema for escolhido sem ouvir quem preenche a planilha todo dia, a chance de todo mundo voltar para o arquivo antigo na primeira dificuldade é grande.

E guarde a planilha antiga. Ela tem o histórico da empresa, e os dados dela podem ser importados para o sistema novo.